Les réunions à distance font partie intégrante du quotidien du personnel évoluant dans le cadre d’une entreprise, d’une association ou de toute autre organisation. D’ailleurs, même les travailleurs indépendants ont recours à ce mode de communication pour faciliter les échanges avec leurs clients. Dans ce contexte, le logiciel Zoom figure parmi les plus utilisés, mais aussi les plus plébiscités par les utilisateurs. Par ailleurs, il s’avère important de noter qu’une réunion sur cette plateforme se prépare. En réalité, pour rester professionnel, il est essentiel de prévoir les éventuelles interruptions, mais aussi d’assurer la qualité de la présentation. Dans cette optique, cet article peut vous servir de guide.
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Désactiver les autres programmes nécessitant la bande passante
De manière générale, vous devez disposer d’une connexion Internet particulièrement stable pour utiliser le logiciel Zoom en toute sérénité. Plus précisément, vous devez respecter les exigences en matière de bande passante pour une conférence vidéo sur zoom qui est d’au moins 2 Mbps en Up et en Down. Pour ce faire, vous devez donner au logiciel l’accès à toute votre bande passante, le temps de la réunion.
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Vérifiez notamment si d’autres appareils sont connectés à votre réseau et désactivez-les. Vous profiterez ainsi d’une vitesse de connexion plus rapide. Dans ce contexte, il s’avère également important de vérifier l’ensemble des programmes qui s’exécutent en arrière-plan et qui sont susceptibles de monopoliser la bande passante. Vous pourrez alors désactiver tous les programmes non essentiels au bon fonctionnement de Zoom.
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Assurer le bon fonctionnement des équipements
Dans le cadre d’une réunion sur Zoom, il est primordial de porter votre attention sur l’ensemble des équipements nécessaires au bon déroulement de la visioconférence. Vous devez notamment vous assurer que l’ensemble des dispositifs est parfaitement fonctionnel. En réalité, il est relativement courant lors d’une réunion à distance sur Zoom que les collaborateurs qui participent ne reçoivent que des images.
Par conséquent, il est essentiel de vérifier tous les branchements avant la réunion. Dans cette optique, vous devez tenir compte du bon fonctionnement de chaque dispositif, notamment le micro, le haut-parleur, le casque et même la webcam. D’ailleurs, vous pouvez réaliser une réunion test quelques heures ou quelques minutes avant le début de la visioconférence. Vous éviterez ainsi une panne qui pourrait déclencher un stress non avenu.
Arranger le décor
Lorsque vous réalisez une réunion sur Zoom, vous devez également tenir compte de ce que les gens voient afin de garantir votre crédibilité. Dans cette optique, vous devez ajuster votre caméra et nettoyer tout encombrement dans le champ du dispositif. Pour la majorité, une bonne organisation est souvent synonyme de professionnalisme. Aussi, un arrière-plan désordonné peut vous faire paraître non professionnel auprès de vos collaborateurs.
Pire encore, cela peut empêcher ces derniers de se concentrer sur votre présentation. En principe, le meilleur arrière-plan pour réaliser une visioconférence sur Zoom est un mur de couleur uni. Par ailleurs, si vous ne parvenez pas à trouver une zone relativement organisée pour votre réunion, vous pouvez toujours utiliser l’arrière-plan virtuel proposé par Zoom.